Als Business-Profi werden Sie wahrscheinlich dazu aufgefordert, Besprechungen per Telefonkonferenz zu planen und durchzuführen. Diese Telefonkonferenzen werden die Notwendigkeit eines persönlichen Treffens niemals vollständig ersetzen, sind jedoch ein notwendiges Werkzeug für die Kommunikation und Entscheidungsfindung in einem Projektumfeld, in dem sich die Teilnehmer konfrontiert sehen.
Meeting Erfolg beginnt mit Leadership - Wir alle können uns in einem traditionellen Meeting wohler fühlen, wo visuelle Hinweise uns helfen können, einen Kurs durch Konflikt und interne Politik zu chartern, aber bei richtiger Verwaltung kann die Konferenzschaltung auch eine effektive Form sein Projektkommunikation.
Vorbereitung ist der Schlüssel zum Verwalten eines produktiven Meetings, aber eine gründliche Vorbereitung ist für den Erfolg einer Telefonkonferenz unerlässlich. Die Vorbereitung beginnt mit der Tagesordnung. Um eine umfassende Teilnahme und Teilnahme zu gewährleisten, sollte Ihre Agenda alle wichtigen Statistiken über den Anruf enthalten, einschließlich Einwahlnummern, Passcodes und damit zusammenhängender Informationen. Sie können fast garantieren, dass Ihr Anruf auf den falschen Fuß kommt, wenn den Teilnehmern die richtigen Informationen fehlen, um an dem Meeting teilzunehmen.
Meetings Matter: Bereit zu führen - Als Leiter einer Konferenzschaltung ist es Ihre Pflicht sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die erwartete Konferenz-Call-Etikette kennen. Warst du schon einmal bei einer Telefonkonferenz, bei der die effektive Kommunikation durch "Wartemusik" oder solche "Klicks" unterbrochen wird, bei denen nur Töne eingegeben werden können? Dies kann für alle Beteiligten frustrierend sein, aber mit der Schaffung von Grundregeln für die Teilnahme am Telefon können Sie ein produktiveres, höflicheres und zeitgemäßeres Treffen erreichen.
Hier finden Sie einige Beispiele für Besprechungsrichtlinien.
Ruf rechtzeitig an und melde dich an, wenn du beitrittst.
Unterbrechen Sie den Anruf nicht, wenn Sie zu spät kommen, warten Sie auf eine Pause und melden Sie sich dann an.
Keine Handys oder Musik in der Warteschleife.
Stellen Sie Ihr Telefon auf "stumm", um Geräusche zu blockieren, wenn Sie nicht sprechen.
Geben Sie Ihren Namen an, bevor Sie sprechen.
Bereiten Sie sich mit den Abschriften der Tagesordnung und anderen relevanten Materialien auf das Treffen vor.
Sei höflich, rede nicht über die Stimmen anderer und denke daran, Zeitpläne zu erfüllen.
Machen Sie Ihre Kommentare und Fragen kurz, relevant und auf den Punkt.
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